[Outlook 2010] – Erinnerung an Termine & Geburtstage in Outlook anpassen

Ein Freund fragte mich, wie die Erinnerung an Termine, z. B. Geburtstage, in Outlook besser gesteuert werden kann, denn werden diese Termine mit mobilen Geräten synchronisiert, kann es sein, dass diese

  • sich um 0 Uhr mit einer Erinnerung melden,
  • oder um 8 Uhr melden,
  • oder gar irgendwann melden.

Keine dieser impliziten Alternativen ist für die meisten richtig optimal, z. B. weil nachts ein mobiles Gerät dann einen Geburtstag meldet und meist hier stört¹. Soll per individuellen Abstand vom Termin erinnert werden, ist das mit Outlook ohne Probleme möglich, die Funktionalität ist nur ein wenig versteckt.

Für individuelle Einstellungen, z. B. für die Geburtstage, ist folgendes durchzuführen:

  • die Ansicht Kalender auswählen in Outlook
  • die Menüpunkte Ansicht, im Feld Aktuelle Ansicht -> Ansicht ändern nach Kategorie und dann nach Serienmuster sortieren
  • dort sind alle jährlichen Ereignisse, eben auch Geburtstage, zu finden
  • jeder Eintrag ist doppelt anzuklicken und bei Erinnerung z. B. „0,5 Tage“ einzustellen, so wird 12 h vorher erinnert, also um 12 Uhr des vorherigen Tages

 Terminserie in Microsoft Outlook – Ansicht Jährliche Ereignisse, in der Ansicht Kalender

Terminserie in Microsoft Outlook – Serientyp für individuelle Einstellungen

Soweit so gut, aber geht es noch feiner? Z. B. früh um 8 Uhr an dem Tag, wo der Geburtstag ist? Ja, mit den folgenden Schritten:

  • jeder Eintrag ist doppelt anzuklicken
  • dann ist im Feld Optionen der Menüpunkt Serientyp zu wählen
  • dort ist bei Beginn statt „00:00“ einfach entsprechend „08:00“ für 8 Uhr einzustellen
  • das Ende wieder auf 00:00 einstellen, dann ist die Dauer automatisch wieder 16 Stunden
  • OK anklicken
  • bei Erinnerung ist „0 Minuten“ einzustellen

Terminserie in Microsoft Outlook – individuelle Einstellungen

¹ kann mit phoneAlarm verhindert werden

Quelle: Torsten Weber´s Blog
Hier sind auch noch einige andere nützliche Tipps & Tricks zu finden

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