Archiv für Outlook 2010

Outlook und IMAP

Posted in RaspberryPI with tags , , , , , on Januar 11, 2014 by Predictor

Da ich gerade am Mailserver aufsetzen (unter Debian) bin, stolperte ich mal wieder darüber das Outlook 2003 bei IMAP gelöschte mails nur durchgestrichen darstellt und nicht löscht.

Das Problem besteht scheinbar auch noch bei Outlook 2007, mit Outlook 2010 und höher ist dies wohl gelöst.

Es gibt aber auch für 2003 und 2007 Lösungsansätze:

Outlook 2010 & 2013

Bei diesen 2 Outlook Varianten ist die automatische Löschung bereits „ab Werk“ aktiviert, sollte also kein Problem darstellen

Outlook 2007

Unter Outlook 2007 hat Microsoft, gegenüber 2003, nachgebessert und automatisches löschen kann man nun Einstellen.
Für eine Anleitung bei office.microsoft.com nachschauen.

Outlook 2003

Durchgestrichene IMAP-Elemente endgültig löschen

Wenn Sie ein Element auf einem IMAP-Server zum Löschen markieren (durchgestrichen Dargestellt), wird es in der Kopfzeilenliste durchgestrichen angezeigt.
Um dieses markierte Elemente endgültig zu löschen, gehen Sie wie folgt vor:

  • Klicken Sie im Menü Bearbeiten auf Gelöschte Nachrichten permanent löschen

Quelle: office.microsoft.com

Um mails automatisch permanennt zu löschen braucht man ein Makro – das unten stehende wurde von der Staudte EDV Beratung geschrieben und als Freeware veröffentlicht.
Das Script und die Anleitung wurde 1 zu 1 von der Staudte EDV Beratung übernommen.

Outlook 2003 IMAP Aufräummakro, Version 1.2

Dieses Makro für Microsoft Outlook 2003 entfernt beim Verlassen und Betreten von IMAP Ordnern automatisch und endgültig die gelöschten Nachrichten. Diese Funktion ist in Outlook Express noch standardmäßig enthalten, in Outlook 2003 werden gelöschte Nachrichten nur durchgestrichen und müssen dann manuell mit „Gelöschte Nachrichten permanent löschen“ entfernt werden, was sehr mühsam ist.

Lizenzinformationen

Das Makro ist Freeware und darf als solche beliebig weitergegeben und in eigene Anwendungen integriert werden. Wir bitten nur darum, dass ein Hinweis auf die Quelle des Makros angegeben wird. Weiterhin freue ich mich, wenn Sie uns eine Nachricht im Kontaktbereich hinterlassen, wie zufrieden Sie mit dem Makro sind und wie Sie hierher gefunden haben.

DIESES MAKRO LÖSCHT DATEN – nämlich alle Nachrichten, die Sie vorher in Outlook zum Löschen markiert haben. Sie setzen das Makro auf eigene Gefahr ein – es ist zwar klein und harmlos, aber wir übernehmen keine Gewähr auf die Funktion und sind für Schäden nicht haftbar. Fragen Sie im Zweifelsfall Ihren Systembetreuer.

Technische Informationen

  • Markieren Sie den nachfolgenden Programmtext und kopieren Sie in mit Strg-C.

  • Öffnen Sie Outlook 2003 und dann im Menü Extras die Option Makro->Visual Basic-Editor.

  • Doppelklicken Sie im linken Fensterbereich „DieseOutlookSitzung“

  • Klicken Sie dann einmal ins rechte, leere Fenster und fügen Sie den Programmcode mit Strg-V ein.

  • Speichern Sie das Makro mit Strg-S.

  • Schließen Sie dann das Visual Basic Fenster.

  • Eventuell müssen Sie In Extras->Makro->Sicherheit noch die Sicherheitsstufe auf Mittel oder Niedrig stellen, damit Outlook die Ausführung des Makros erlaubt. Sie können alternativ auch ein eigenes Zertifikat erstellen und das Makroprojekt damit signieren. Dazu müssen Sie gegebenenfalls die „Digitale Signatur für VBA-Projekte“ im Office-Setup nachinstallieren. Starten Sie anschließend das Tool SelfCert.exe im Ordner „C:\Programme\Microsoft Office\Officexx“ (xx ist Ihre Programmversion, z.B. 11 für Office 2003) und folgenden Sie den Anweisungen. Danach wechseln Sie wieder in den Visual Basic-Editor und wählen im Menü Extras die Option Digitale Signatur. Über die Schaltfläche Wählen weisen Sie dem Projekt dann das selbst erstellte Zertifikat zu. Nach dem Speichern starten Sie Outlook neu. Beim ersten Ausführen werden Sie gefragt, ob Sie diesem Makro vertrauen. Markieren Sie das Kontrollkästchen Makros aus dieser Quelle immer vertrauen und wählen Sie Makros aktivieren. Beim nächsten Programmstart wird das Makro nun auch ohne Rückfragen ausgeführt werden, wenn Sie die Makrosicherheit auf Niedrig oder Hoch eingestellt haben.

  • Starten Sie Outlook neu und das Makro ist aktiv.

Danach muss noch jeder IMAP Ordner, den das Makro automatisch bereinigen soll, markiert werden. Dazu fügen Sie den Text IMAPCleanup irgendwo in die Beschreibung jedes Ordners ein, der vom Makro bedient werden soll:

  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den IMAP Ordner.

  • Wählen Sie Eigenschaften

  • Geben Sie im Beschreibungsfeld IMAPCleanup ein. Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle, es kann auch anderer Text drumherum stehen.

  • Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle anderen IMAP Ordner, ganz nach Wunsch.

Damit das Makro nicht jedes Mal eine Bestätigung einholt, bevor es die Nachrichten löscht, sollten Sie in Outlook unter Extras->Optionen->Weitere->Erweiterte Optionen->“Warnung anzeigen, bevor Elemente endgültig gelöscht werden“ das Häkchen entfernen.

Das Makro wurde für Outlook 2003 unter Windows geschrieben. Es wurde von anderen Anwendern aber auch schon erfolgreich in Outlook 2000 und Outlook 2002 (XP) eingesetzt.

Der Makro-Code

' IMAP Aufräummakro v1.2, Staudte EDV Beratung, 5. Januar 2005, www.Staudte-EDV.de
' Dieses Makro ruft beim Betreten und Verlassen eines IMAP Ordners in Outlook 2003 (OL2K3)
' automatisch die Funktion "Gelöschte Nachrichten permanent löschen" auf und zwar für alle
' IMAP Ordner, bei denen in der Beschreibung vorher der Text IMAPcleanup eingefügt wurde.
' (Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle).
' Damit das Makro nicht jedes Mal eine Bestätigung einholt, bevor es die Nachrichten löscht,
' sollten Sie in Outlook unter Extras->Optionen->Weitere->Erweiterte Optionen->"Warnung anzeigen,
' bevor Elemente endgültig gelöscht werden" das Häkchen entfernen.
' Neu in Version v1.1 ist, dass beim Starten von Outlook einmal alle Ordner durchgegangen werden.
' Das war notwendig geworden, weil manche Benutzer nur dem IMAP Posteingang benutzen und
' entsprechend nie den Ordner wechseln. Sollte diese Funktion bei Ihnen Schwierigkeiten machen,
' dann löschen Sie einfach die Funktion Application_MAPILogonComplete aus dem Makro.
' In v1.2 kamen nur kleinere Fehlerkorrekturen und Optimierungen hinzu.
' Das Makro ist Freeware und darf als solche beliebig weitergegeben und in eigene Anwendungen
' integriert werden. Wir bitten nur darum, dass ein Hinweis auf die Quelle des Makros
' angegeben wird. Weiterhin freue ich mich, wenn Sie uns eine E-Mail unter info@staudte-edv.de
' senden würden, wie zufrieden Sie mit dem Makro sind und wie Sie es gefunden haben.

' IMAP Cleanup Macro v1.2, Staudte EDV Beratung, 5-January-2005, www.Staudte-EDV.de
' This macro automatically purges deleted messages from IMAP folders in Outlook 2003 (OL2K3)
' whenever the user enters or leave an IMAP folder that has been marked for cleanup. To mark
' an IMAP folder, place the text IMAPcleanup somewhere in the description field of the folder
' (not case sensitive).
' The macro may prompt you each time it tries to purge deleted messages. To stop these prompts,
' uncheck the following option in Outlook: Tools->Options->Additional->Additional options->
' show warning before deleting messages. (I'm translating this from german Outlook, as I don't
' have an english version here. If someone can tell me the exact names of the menus and options,
' I would appreciate a note so that I can update this text. Thank you.)
' New in version v1.1 is the function that walks through all folders once when Outlook ist
' started. This became necessary as some users only used the inbox folder and never switched
' folders. If this function should cause any trouble, simply remove the Application_MAPILogonComplete
' function from the macro.
' v1.2 just adds some minor error corrections an optimizations.
' This macro is freeware and may as such be distributed freely. You may also integrate it into
' your own applications, as long as a reference to the source is maintained. We would also be
' happy to hear from you, by email to info@staudte-edv.de, if you are satisfied with the tool
' and how you found it.

Option Explicit

Dim myOlApp As New Outlook.Application

Public WithEvents myOlExp As Outlook.Explorer

Public Sub Application_Startup()
  Set myOlExp = myOlApp.ActiveExplorer
End Sub

Public Sub Application_MAPILogonComplete()
  Dim appOutlook As Application, nsMapi As NameSpace, RootFolder As MAPIFolder, OriginalStartFolder

  Set appOutlook = CreateObject("Outlook.Application")
  Set nsMapi = appOutlook.GetNamespace("MAPI")

  OriginalStartFolder = ActiveExplorer.currentFolder.EntryID
  For Each RootFolder In nsMapi.Folders()
      PurgeFolderRecursively nsMapi.Folders(RootFolder.Name)
  Next
  Set ActiveExplorer.currentFolder = nsMapi.GetFolderFromID(OriginalStartFolder)
End Sub

Private Sub myOlExp_BeforeFolderSwitch(ByVal NewFolder As Object, Cancel As Boolean)
  PurgeCurrentFolder
End Sub

Private Sub myOlExp_FolderSwitch()
  PurgeCurrentFolder
End Sub

Private Sub PurgeCurrentFolder()
  Dim f As MAPIFolder
  Dim appOutlook As Application, nsMapi As NameSpace, barEdit As CommandBar
  Dim btnPurge As CommandBarButton

  Set f = myOlExp.currentFolder
  On Error GoTo skip
  If InStr(LCase(f.Description), "imapcleanup") > 0 Then
    Set appOutlook = CreateObject("Outlook.Application")
    Set nsMapi = appOutlook.GetNamespace("MAPI")
    Set barEdit = ActiveExplorer.CommandBars("Edit")
    Set btnPurge = barEdit.FindControl(msoControlButton, 5583, , , True)
    btnPurge.Execute
  End If
skip:
End Sub

Private Sub PurgeFolderRecursively(RootFolder As MAPIFolder)
  Dim currentFolder As MAPIFolder

  If InStr(LCase(RootFolder.Description), "imapcleanup") > 0 Then
    Set ActiveExplorer.currentFolder = RootFolder
    PurgeCurrentFolder
  End If

  For Each currentFolder In RootFolder.Folders
    PurgeFolderRecursively currentFolder
    DoEvents
  Next
End Sub

Quellen:
msxfaq.de
Staudte EDV Beratung

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[Outlook 2010] – beim antworten Originalfenster schliesen

Posted in Computer & Netzwerke with tags , , on Januar 20, 2012 by Predictor

Wer kennt es nicht, man öffnet zig mails, antwortet und abends hat man zig Fenster noch offen von mails auf die man bereits geantwortet hat.
Mit einem kleinen Haken wird aber das originalfenster von Outlook automatisch geschlossen. Bild

[Outlook 2010] – Erinnerung an Termine & Geburtstage in Outlook anpassen

Posted in Computer & Netzwerke with tags , , on Oktober 11, 2011 by Predictor

Ein Freund fragte mich, wie die Erinnerung an Termine, z. B. Geburtstage, in Outlook besser gesteuert werden kann, denn werden diese Termine mit mobilen Geräten synchronisiert, kann es sein, dass diese

  • sich um 0 Uhr mit einer Erinnerung melden,
  • oder um 8 Uhr melden,
  • oder gar irgendwann melden.

Keine dieser impliziten Alternativen ist für die meisten richtig optimal, z. B. weil nachts ein mobiles Gerät dann einen Geburtstag meldet und meist hier stört¹. Soll per individuellen Abstand vom Termin erinnert werden, ist das mit Outlook ohne Probleme möglich, die Funktionalität ist nur ein wenig versteckt.

Für individuelle Einstellungen, z. B. für die Geburtstage, ist folgendes durchzuführen:

  • die Ansicht Kalender auswählen in Outlook
  • die Menüpunkte Ansicht, im Feld Aktuelle Ansicht -> Ansicht ändern nach Kategorie und dann nach Serienmuster sortieren
  • dort sind alle jährlichen Ereignisse, eben auch Geburtstage, zu finden
  • jeder Eintrag ist doppelt anzuklicken und bei Erinnerung z. B. „0,5 Tage“ einzustellen, so wird 12 h vorher erinnert, also um 12 Uhr des vorherigen Tages

 Terminserie in Microsoft Outlook – Ansicht Jährliche Ereignisse, in der Ansicht Kalender

Terminserie in Microsoft Outlook – Serientyp für individuelle Einstellungen

Soweit so gut, aber geht es noch feiner? Z. B. früh um 8 Uhr an dem Tag, wo der Geburtstag ist? Ja, mit den folgenden Schritten:

  • jeder Eintrag ist doppelt anzuklicken
  • dann ist im Feld Optionen der Menüpunkt Serientyp zu wählen
  • dort ist bei Beginn statt „00:00“ einfach entsprechend „08:00“ für 8 Uhr einzustellen
  • das Ende wieder auf 00:00 einstellen, dann ist die Dauer automatisch wieder 16 Stunden
  • OK anklicken
  • bei Erinnerung ist „0 Minuten“ einzustellen

Terminserie in Microsoft Outlook – individuelle Einstellungen

¹ kann mit phoneAlarm verhindert werden

Quelle: Torsten Weber´s Blog
Hier sind auch noch einige andere nützliche Tipps & Tricks zu finden

[Knowledge] Outlook 2010 – usefull Tipps

Posted in Computer & Netzwerke with tags on August 24, 2010 by Predictor

Mehrere Monate im Kalender anzeigen

Da seid Outlook 2003 die Anzahl der Monate im Kalender permanent verringert wird
2003 – 3 Monate / 2007 – 2 Monate / 2010 – 1 Monat
ergibt sich zwangsläufig der Wunsch dass wieder mehrere Monate in der Leiste links (Menüband) angezeigt werden.

Dies ist ziemlich simpel -> einfach die Leiste im Menüband unter dem Kalender nach unten ziehen!

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Kalenderwochen im Outlook 2010 Kalender anzeigen

Standardmäßig sind die Kalenderwochen in Outlook 2010 deaktiviert und werden nicht angezeigt. Besonders bei Planungen wird meistens von Kalenderwochen geredet und wenn diese dann fehlen ist das ziemlich ungünstig. Um die Kalenderwochen oder auch Wochnnummern genannt in Outlook 2010 anzuzeigen müssen Sie in die Kalenderoptionen gehen. Starten Sie hierzu Outlook 2010 und gehen Sie über Datei Optionen Kalender in die Kalenderoptionen. Unter der Überschrift Anzeigeoptionen finden Sie ein Menüpunkt Wochennummern in der Monatsansicht und im Datumsnavigator anzeigen. Aktivieren Sie diesen Punkt werden wie der Name schon sagt im Kalender die Wochennummern dargestellt.

Bestätigen Sie die Änderung mit einem Klick auf OK und schon werden die Kalenderwochen in Ihrem Kalender dargestellt.

Quelle: webcyclus.de

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Google Maps in Outlook 2010 einbinden

Wenn ich in einem Outlook-Kontakt auf die Schaltfläche Zuordnen klicke, wird die Adresse in BING Maps angezeigt.

Zuordnen in Ist Outlook 2010 ein Routenplaner?

Wähle ich nun Routenplaner, wird die Fahrstrecke zu diesem Kontakt erstellt.

Bing Thumb in Ist Outlook 2010 ein Routenplaner?

Versteht sich Outlook 2010 auch mit Google Maps und Yahoo Maps?

Ja, es funktioniert auch mit anderen Diensten – nach einer Änderung in der Registry.

Die Registry anpassen

  1. Ich öffne die Registry von Windows (Windows-Taste + R und Eingabe von regedit).
  2. In der Registry wechsle ich zum Pfad HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\Options\General.
  3. Nun erstelle ich per rechten Mausklick einen neuen Schlüssel (Zeichenfolge) mit dem Namen MapScriptURL.
  4. Diesem neuen Wert weise ich den Wert http://maps.google.com/?q=<0s >, <1s>, <2s>, <3s>, <4s> zu.

Registry in Ist Outlook 2010 ein Routenplaner?

Outlook 2010 versteht sich auch mit Google Maps

Klicke ich nun in einem Kontakt auf Zuordnen, öffnet sich Google-Maps mit der richtigen Adresse.

Outlook2010 GoogleMaps Thumb in Ist Outlook 2010 ein Routenplaner?

Für die Liebhaber von Yahoo-Maps funktioniert es mit diesem Wert in Schritt 4: http://maps.yahoo.com/map?q1=<0s&gt; <1s> <2s> <3s> <4s>

Outlook2010 YahooMaps Thumb in Ist Outlook 2010 ein Routenplaner?

Quellen:
www.outlook-user.de
www.outlook-tips.net

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Mehrere Kalender überlagert anzeigen

In der Kalenderanzeige einen Haken machen vor dallen Kalendern die man anzeigen möchte.
Bei allen Kalendern, außer dem Ersten, gibt es neben der Kalender Überschrift einen Pfeil „Überlagert anzeigen“

[Knowledge] Outlook 2010 64bit – Windows Mobile Device synchronisieren

Posted in Computer & Netzwerke with tags , , , , , on August 23, 2010 by Predictor

Microsoft hat sich da ein richtig dicken Schnitzer geleistet…

Microsoft selbst empfielt selbst auf einer 64bit Plattform die 32bit Version des Office Paket zu installieren, wenn man nicht Excell Files größer als 2GB öffnen muss. Hier nachzulesen im Microsoft TechNet.
Spätestens wenn man versucht ein Windows Mobile Device (dass ja bekanntermasen auch von M$ kommt) kommt man aus dem staunen nicht mehr herraus.

ActiveSync wurde zu WMDC (Windows Mobile Device Center)
Nach der Installation des WMDC meldet dieses dass kein Mapi Client gefunden wird wenn man die 64bit Edition des Office installiert hat.
Ok FAIL, aber dass third Party Tools von Nokia oder iTunes kein Problem damit haben => EPIC-FAIL!!!

Auch wenn im winfuture-forum oder selbst im Microsoft Technet Forum noch Philosophiert wird dass ja Outlook nichts dafür kann, weil ja das WMDC schuld sei ist die Microsoft Aussage klar -> auch die 64bit WMDC (die für ein 64bit OS benötigt wird) – unterstüzt kein 64bit Outlook. So bringt es der Artikel bei Office-Watch auf den Punkt Outlook 2010 64bit and Windows Mobile – forget it!

Lösung:
Office 2010 32bit installieren
Office 2010 MUI in 32bit installieren
WMDC 64bit auf einer 64bit Plattform installieren

Nun kann auch wieder wie gewohnt gesynct werden!